🥱 Wie lange brauchst du, um dich nach einem Meeting wieder konzentrieren zu können?

In einem Remote-Unternehmen wie allygatr stellt sich diese Frage häufig. Oft sind Meetings der einzige Ort, an dem sich Mitglieder eines Teams verbindlich austauschen können – ganz ohne geht es also nicht.

Normalerweise sollte das 10 oder 15 Minuten in Anspruch nehmen – man geht auf die Toilette, atmet kurz durch, holt sich ein Getränk, und weiter geht es mit der nächsten Aufgabe.

Nach anstrengenden – oder bei als überflüssig empfundenen – Meetings brauchen wir jedoch viel länger, bis wir uns wieder konzentrieren können: bis zu 45 Minuten im Durchschnitt (!). 

Dieses Phänomen nennen Expert:innen Meeting Recovery Syndrome (MRS). MRS lässt sich am ehesten als eine langsame Wiederauffüllung dieser geistigen (und körperlichen) Ressourcen verstehen. Wir brauchen folglich viel länger, um wieder konzentriert weiterarbeiten zu können.

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Der Vampir am Arbeitsplatz 

Erst noch schnell Antworten auf eine Email, dann ins nächste Meeting – wenn wir von einer Aufgabe zu einer anderen wechseln, erfordert das kognitive Energie: Wir müssen uns aktiv dazu entscheiden, die neue Aufgabe anzufangen.

Anstrengende und langweilige Meetings saugen uns jedoch die Energie aus (wie ein hungriger Vampir). Deshalb müssen wir uns danach bei Kolleg:innen beschweren, ein Stück von dem schon-ein-bisschen-zu-trockenen Kuchen essen, ziellos durch ein paar Programme klicken, dreimal die Musik wechseln… All das benötigen wir, um unsere mentalen Energiespeicher wieder aufzufüllen.

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Was hilft gegen Meeting Recovery Syndrome?

Das klingt alles nicht so produktiv, oder? Ist es auch nicht. Zum Glück gibt es aber einige Maßnahmen, die wir ergreifen können, um dem MRS entgegen zu wirken:

• Unnötige Meetings streichen
• Kleine Meetings abhalten
• Meetings gut strukturieren

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Unnötige Meetings streichen

An je weniger Meetings du oder deine Kolleg:innen teilnehmen müssen, desto weniger Gelegenheiten gibt es für MRS, sich zu entfalten. Bonus: Ihr habt mehr Zeit für eure anderen Aufgaben.

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Kleine Meetings abhalten

Nur wenig ist langweiliger und energieraubender als in einem Meeting zu sitzen, bei dem du nichts beizutragen hast. Deshalb sollte bei jedem Meeting nur teilnehmen, wer wirklich etwas zu sagen hat. Reine Erklärmeetings z.B. gehören mithilfe der Software Clypp der Vergangenheit an: Die erklärende Person kann sich (und ihren Bildschirm!) aufzeichnen und an alle schicken, die das Wissen benötigen.

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Meetings gut strukturieren

Gut strukturierte Meetings und Meetingleiter:innen, die Freude an ihrer Aufgabe haben, machen es einfacher, den Inhalten zu folgen. Dementsprechend benötigen wir weniger mentale Energie dafür und erholen uns schneller. Tipp: Starte kein Meeting ohne vorher eine Agenda an alle zu schicken. Wer sich mit guter Meetingvorbereitung schwer tut, kann beispielsweise Candoora verwenden: Hier werden von Expert:innen erarbeitete Meetingstrukturen vorgegeben.

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Was sagen unsere Allys?

Nils, Chief Growth Officer bei allygatr: 

“Um Meeting Recovery Syndrome zu vermeiden, versuche ich, Meetings im Stehen, bei einem Spaziergang oder im Park stattfinden zu lassen. Jedes Meeting sollte eine klare Struktur haben und alle Teilnehmenden sollten sich vorbereiten – so kann man direkt mit dem interessanten Teil starten. Als ‚Meeting-Initiator‘ sollte man jedes Meeting außerdem möglichst interaktiv und interessant gestalten – dafür kann man auch die Führung des Meetings abwechselnd vergeben. So kann jede:r Teilnehmer:in seinen/ihren Style einbringen.”

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Extra Produktivitätstipp von Ally: 

"Das menschliche Gehirn braucht ein paar Minuten, um zwischen Aufgaben hin- und herzuswitchen. Besteht dein Arbeitstag also aus Meetings, lass am besten nur ein paar Minuten dazwischen Zeit, um den Raum entsprechend zu wechseln, dir etwas zu trinken zu holen und so weiter. So hast du später (oder an anderen Arbeitstagen) länger Zeit, deine Aufgaben konzentriert zu bearbeiten, ohne direkt wieder ins nächste Meeting zu müssen."

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